Akut førstehjælp til backup og en langsigtet it-slankekur

Udfordring: Risiko for lukning af adgang til it-system

I det tidlige forår 2023 var gode råd dyre for Dansk Skuespillerforbund. Forbundet gennemgik alle sine it-aftaler og ønskede at opdatere en af dem, men kunne ikke nå til enighed med service provideren. Det indebar en risiko for, at der kunne blive lukket for brugernes adgang til it-systemet, og forbundet måtte derfor handle hurtigt i et kapløb med tiden for at sikre medlemmernes interesser, den fortsatte drift og de kritiske data.

“Det var ærgerligt, at dialogen sluttede, men vi var under alle omstændigheder nødt til at handle på vores medlemmers vegne,” fortæller Christine Vestergård Hüttel, COO og vicedirektør i Dansk Skuespillerforbund. “Uanset hvordan ‘sagen’ ville falde ud, kunne vi ikke risikere at stå uden adgang til system og data. En af vores eksterne it-rådgivere foreslog, at vi kunne kontakte Komplex it. Det viste sig at være en rigtig god idé”.

Løsning: 24 timers tæt samarbejde og plan for konsolidering

Service provideren ville lukke for adgang til it-systemet inden for en uge, hvis der ikke var enighed om aftalen. Det gav et stort tidspres, så opgaven for Komplex it faldt derfor i to dele: dels akut backup af data og hjælp til genetablering af it-systemet, og dels en langsigtet plan for konsolidering af it-infrastrukturen samt mere transparente driftsaftaler.

Akut skal forstås bogstaveligt. Der blev samlet et team, som allerede samme aften gik til opgaven. Alt blev gået igennem for at skabe et overblik over hardware, software, netværksudstyr, licenser – det var en infrastrukturanalyse i lyntempo. På den baggrund blev der iværksat backup natten over, og allerede næste dag var det nye system oppe at køre, så alle kunne ånde lettet op.

“Derefter begyndte det langsigtede samarbejde om at etablere en mere transparent drift med nogle gennemskuelige og fordelagtige aftaler. Det banede vej for en omfattende konsolidering med et slankere it-miljø, færre servere og flere managed services,” siger Christine Vestergård Hüttel.

Resultat: Slankere it-struktur og rådgivning på nyt niveau

Det er blevet hverdag igen efter de hektiske dage, hvor der skulle handles hurtigt og præcist. Siden er den nye plan blevet fulgt, og Dansk Skuespillerforbund har fået en slankere it-infrastruktur med driftsaftaler, der er til at forstå. Vicedirektøren i forbundet tør dog endnu ikke at sætte tal på de forventede besparelser.

Christine Vestergård Hüttel: “På grund af aftalen, der gik i hårdknude og behovet for ekstraordinær krisehjælp bliver vores it-budget ekstraordinært i år, men vi regner med at høste mærkbare fordele af det nye setup i 2024. Derudover er et af resultaterne også, at vi har fået fast it-rådgivning og opfølgning på et helt nyt niveau i forhold til tidligere.”

Driftsaftalen med Komplex it omfatter løbende rådgivning i et større omfang end før. Derudover fremhæver forbundets vicedirektør fordelen ved, at det er Komplex it, der tager styringen med faste møder, hvor der blandt andet bliver diskuteret driftsstatus, hvad forbundet planlægger, og hvilke ønsker der i øvrigt er, så man kan agere proaktivt og omkostningsbevidst.

“Komplex it går langt på kundens vegne, og deres professionelle tilgang fik vi indtryk af lige fra starten. Da vi fik fat på den ansvarlige hos Komplex it i det første, hektiske døgn, stod han på en skipiste i Alperne, men i løbet af ingen tid var der sammensat et team i Danmark, der kunne yde kritisk førstehjælp. Det er den indstilling, der også præger det løbende samarbejde,” slutter vicedirektør Christine Vestergård Hüttel.

Om Dansk Skuespillerforbund

Dansk Skuespillerforbund er den faglige organisation for professionelle skuespillere, operasangere, musicalperformere, dansere og koreografer i Danmark. Forbundet blev stiftet i 1904, som et af de første professionelle skuespillerforbund i verden. Som faglig organisation er det forbundets opgave at varetage medlemmernes interesser inden for bl.a. overenskomster, rettighedsbeskyttelse, kulturpolitik etc. 

Dansk Skuespillerforbund samarbejder tæt med organisationer herhjemme og i udlandet og er medlem af  Dansk Kunstnerråd, og internationalt bl.a. medlem af FIA (Federation Internationale des Acteurs) og NSR (Nordisk Skuespillerråd).

Sekretariatet ligger på Tagensvej i København.